事務処理特例制度の紹介

事務処理特例制度とは？

　職員の事務負担を軽減し、より柔軟で効果的な行政サービスを実現するために、令和６年度から取り組んでいる本市独自の制度です。

制度の詳細

　実証期間を限定し、担当課が所管する既存の事務手続の規制等を担当課の判断で上書き(特例設定)できる制度です。

　　実証期間：同一内容につき最大2年間（1年間の実証データ収集＋例規改正に必要な期間）
　　規則等：規則、告示、訓令を対象としています。　条例などは対象外としています。　

　・制度の流れ
　　STEP １：計画の届出・審査
　　　　　　   実証事業を実施する担当課が計画案を総務課へ届出を行い、法的に問題がないかなどの審査を受けます。
　　STEP ２：事業の実施・データ収集
  　　　　　　 最長2年間の期間を設け、実証事業を行いながら支障事例などのデータを収集します。
　　STEP ３：本格施行に向けた例規改正の検討
　　　　　　   収集・蓄積されたデータを分析し、効果や課題を検証した上で、本格施行に向けた例規の改正を検討します。

本格施行に至った事例

本格施行を見送った事例

　本格施行に至らなかったという点では「失敗」です。ですが、以下のような情報を得ることができました。

　・市民の連絡先の把握の仕組みづくり・連絡先情報の整備が必要であることが可視化されました。
　　⇒実証事例後、市民が主体的に登録し、行政情報を受信できる「山鹿市公式LINE」の導入を進めました。
　・SMSの活用が見込める業務の切り分けができました。
　　⇒具体的には、緊急性が高く短文で足りる通知（災害・予約リマインド)には有効であるという知見が得られました。

　 「事務処理特例制度」を活用し「小さく早く試した」からこそ、得られた情報です。この情報を元に、他の事例に繋げたり、内容を改善し、よりよい形で本格施行したりすることができます。

　　そのため、この特例制度で取り組んだ事例は、「失敗も、ひとつの成果」になると考えています。

Q＆A

　Q.特例はどんなことでもできるのか。

　　A.本市では自治体内部の事務に関する規則等の範囲内で運用しています。
　　　市民の権利義務に直接関わる事務や、法令に抵触するか疑いのある手続は対象外としています。

　Q. 権力が過大化(暴走)しないか。

　　A .実証の期間を区切り、支障が生じれば直ちに元の運用に戻す仕組みとしています。
　　　また、例規審査担当課の届出や事後の検証を行い、統制された挑戦となるよう設計しています。

　Q．市民にメリットはあるのか。

　　A. 内部事務の効率化を中心に実証事業を行っているため、市民の皆様が直接的な恩恵を実感する機会は少ないかもしれません。
　　　しかし、内部事務の効率化で生み出した時間を、市民サービス向上のために充てることで間接的なメリットにつながります。
　　　また、実証内容によっては、通知の迅速な送付など直接的なメリットが生じる場合もあります。

　Q．導入した自治体にメリットはあるのか。

　　A.形骸化した事務処理や不要な事務処理を見直すことで職員の負担を減らすことができます。
　　　期間を限定し、問題があれば迅速に元通りにできる環境で実証事業への挑戦が可能になります。
　　　失敗や成功のデータを積み上げることでよりよい施策の立案につなげることができます。
　　　職員が失敗を恐れず前向きに新しい挑戦や業務改善に取り組む環境が整い、組織全体の柔軟な業務改革を目指せます。

関係例規

　制度の根拠となる規則や要綱等の詳細は、こちらから確認できます。(山鹿市例規集につながります。)